Was ist ein PIM, ERP, WMS und OMS und wie funktionieren sie mit meinem E-Commerce?

ERP, PIM, OMS und WMS sind Akronyme, die du im E-Commerce häufig hörst. Sie alle beziehen sich auf die Integration verschiedener Bereiche deines Unternehmens in deine Website, aber manchmal herrscht Verwirrung darüber, was die einzelnen Begriffe bedeuten. Wir bringen Licht ins dunkle. ‍

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Es kann schwierig sein, den Überblick über all die verschiedenen Akronyme zu behalten, die im E-Commerce auftauchen. Bei diesen Begriffen ist es wahrscheinlich nicht gerade hilfreich, dass es oft Überschneidungen zwischen den Funktionen der einzelnen Begriffe gibt. Außerdem können sie auf unterschiedliche Weise miteinander interagieren, je nachdem, für welchen Begriff sich ein Händler entscheidet und welchen Anwendungsfall er genau verfolgt.

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Um es noch komplizierter zu machen, lassen sich die meisten dieser Systeme nicht auf einen Begriff festlegen, sondern versuchen, neue Begriffe zu schaffen. ERPs, PIMs, WMS und OMSs speichern gemeinsam:

1. Produktinhalte
2. Produktpreise
3. Lagerbestand
4. Kundeninformationen
5. Informationen zu Bestellungen
6. Versandinformationen
7. Buchhaltungsinformationen - Selbstkoste, Umsazt, Retouren, Vermögenswerte

Was ist ein PIM?

Ein PIM ist ein Produktinformation Manager. Er enthält alle Informationen eines Unternehmens über den Produktkatalog, einschließlich der Lagerbestände.

Diese Informationen können dann über eine API mit mehreren Quellen synchronisiert werden. Er ist unabhängig von der E-Commerce-Plattform, z. B. Shopify oder Shopware, denn oft müssen Händler mehr Daten speichern, als diese Plattformen zur Verfügung stellen. Das ist auch deshalb der Fall, weil diese Informationen oft an vielen Orten und in verschiedenen Formaten synchronisiert werden müssen, was ein PIM abdecken kann. Ein PIM kann sogar für einen so genannten "Katalog" verwendet werden, der im Grunde eine E-Commerce-Seite im Buchformat ist.

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Neben den Datenfeldernkann ein PIM auch die Internationalisierung in dem Sinne unterstützen, dass Produkte in verschiedenen Sprachen eingegeben werden können, um den örtlichen Gepflogenheiten Rechnung zu tragen. Ein PIM ermöglicht es dir auch, deine Produktinformationen für verschiedene Kanäle zu optimieren. Ein gutes Beispiel dafür ist das Titelfeld eines Produkts, das du vielleicht für verschiedene Plattformen unterschiedlich optimieren möchtest. So kann es sein, dass du deinen Markennamen bei Amazon in den Titel aufnehmen möchtest, auf deiner eigenen Website aber nicht. Mit einem PIM kannst du dies ganz einfach an einem Ort verwalten.

Was speicherst du in einem PIM?

Titel (verschiedene Versionen für unterschiedliche Kanäle, oder SEO), Beschreibungen, Kategorien, SKUs (Stock Keeping Units), Bilder, Preise, Lagerbestände.

Wann solltest du ein PIM im E-Commerce verwenden?

Ein E-Commerce-System speichert von Haus aus deinen Produktkatalog. Daher fragst du dich vielleicht, wie ein PIM zu deinem Onlineshop passt. Ein PIM wäre von Vorteil, wenn:

1. du einen großen Katalog hast, der Informationen aus mehreren Quellen kombiniert
2. du über mehrere Kanäle verkaufst und eine einzige Quelle der Wahrheit brauchst
3. du mehrere Onlineshops hast und Produkte zwischen ihnen synchronisieren möchtest

Welche PIM Lösungen gibt es?

Plytix, Pimcore, Contentserv, Fabric. ‍

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) dient der Planung der Kernbereiche eines Unternehmens, z. B. Produktion, Logistik und Finanzen. Einige gängige ERP-Module sind CRM, Buchhaltung, Personalwesen, Fertigung, Auftragsabwicklung und Lieferkette.

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In Wirklichkeit werden ERPs jedoch in erster Linie für die Finanzabteilung entwickelt. Da die Finanzen das Herzstück eines Unternehmens sind, ist ein ERP-System auch das Herzstück des Unternehmens. Ein ERP-System ersetzt in der Regel eine Vielzahl von Tabellenkalkulationen, Altsystemen und manchmal sogar die Zettelwirtschaft. ‍

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Im E-Commerce umfasst es normalerweise Module für Fertigungsinformationen, ein CRM, eine Auftragsverwaltung, die Abstimmung mit dem Finanz- und Rechnungswesen, die Lager- und Bestandsverwaltung und eine Reporting-Suite.

Wann solltest du ein ERP-System im E-Commerce verwenden?

Größere Unternehmen, die mehrere Vertriebskanäle haben und/oder in mehreren Regionen tätig sind, haben oft ein ERP, um betriebliche Informationen zu konsolidieren, insbesondere Informationen, die mit den Finanzen abgeglichen werden müssen. ‍ ERPs sind oft die "Quelle der Wahrheit" für Unternehmen, die schon eine Weile bestehen, es ist also oft eine Konstante, von der man sich nur schwer trennen kann, da sie so viele wichtige Geschäftsfunktionen betrifft.

Welche ERP Lösungen gibt es?

Oracle ERP, Xentral, Haufe-360, SAP HANA, Microsoft Dynamics NAV ‍

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Die Vorteile eines ERP-Systems sind:

1. Effizienz / Kosteneinsparung
2. Leichtere Berichterstattung
3. Bessere Compliance
4. Skalierung
5. Besseres Endkunden Erlebnis

Was ist ein OMS?

Ein Order Management System (OMS) wird verwendet, um alle Bestellungen über alle Kanäle eines Unternehmens zu verfolgen. Das können Bestellungen aus dem Onlineshop, dem Ladengeschäft und den telefonischen Bestellkanälen sein. Das OMS verfolgt die Bestellungen, den Lagerbestand und den Auftragsstatus für jede Bestellung. ‍

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Ein OMS hilft oft auch bei der Auftragsabwicklung, z. B. beim Drucken von Etiketten oder bei der Kommissionierung von Bestellungen. Ein gutes OMS sollte alle deine Kanäle, Regionen und Lager unterstützen. Die Integration mit den anderen Systemen in deiner Architektur ist entscheidend.

Was für Funktionen übernimmt ein OMS?

Wenn eine Bestellung eingeht, musst du eine Quittung ausstellen. Außerdem musst du die Bestellung aufbewahren, bis sie ausgeführt werden kann, und den Status der Bestellung im Auge behalten. Außerdem musst du den Produktbestand verringern (und bei Rücksendungen erhöhen). Wenn du ein Logistikzentrum betreibst, musst du dich mit dessen Systemen verbinden, um sie über neue Bestellungen zu informieren. Und am Ende des Tages musst du berichten, was genau passiert ist. Meistens musst du all das in großem Umfang tun. Das ist die Aufgabe eines OMS.

Was speichert man in einem OMS?

Eingehende Aufträge, Lagerbestände, Lagerstandorte, Kommissionierungs- und Verpackungsanweisungen. ‍

Wann solltest du ein OMS im E-Commerce nutzen?

Wenn du Bestellungen über mehrere Kanäle oder Onlineshops hinweg konsolidieren und an mehrere Abteilungen weiterleiten willst, ist ein OMS sinnvoll. ‍

Welche OMS Lösungen gibt es?

Katana, Brightpearl, eSwap und Fabric.

Was ist ein WMS?

Wow, jetzt tauchst du aber tief in die Materie ein. Ab einer gewissen Größenordnung musst du deine eigene Auftragsabwicklung über ein Vertriebszentrum abwickeln und dich dabei richtig clever anstellen. Aber wie passt das zu deiner IT?

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Die Antwort ist ein WMS (oder besser gesagt, ein Warehouse Management System). Damit behältst du den Überblick über alle Vorgänge in deinem Lager. Es beginnt mit dem Wareneingang (z. B. beim Entladen von Paletten), dann mit der Einlagerung (wohin bringen die Gabelstapler die Waren?) und wenn die Bestellungen eingehen, berechnet das WMS die effizienteste Kommissionierroute für deine Kommissionierer. Ein WMS protokolliert die Warenströme im und aus dem Lager. WMS wickeln auch die Rückwärtslogistik (Retouren) ab.

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Ein WMS ist mit Barcode-Scannern verbunden, die vom Lagerpersonal verwendet werden. Das beschleunigt das Entladen, Kommissionieren und Verpacken der Produkte und - ganz wichtig - reduziert Fehler. Ein WMS hilft dir, dein Lager über die grundlegenden Dinge hinaus zu optimieren, z. B. indem du sicherstellst, dass die Barcodes nach außen zeigen, oder indem du die Bestseller in der Nähe der Basisstation/des Verpackungsbereichs zusammenfasst.

Welche WMS Lösungen gibt es?

Oracle, Acteos, Brightpearl, Netsuite

Was ist also der Unterschied zwischen diesen Systemen?

Der Unterschied zwischen einem ERP und einem PIM

Ein ERP hat einen breiteren Anwendungsbereich als ein PIM und ist daher in der Regel eine größere, anspruchsvollere und teurere Software. Ein PIM hat normalerweise spezifischere Felder für Produkte, z. B. mehr Felder für SEO und für verschiedene Kanäle. Die PIM-Unterstützung für deine E-Commerce-Plattform kann eher "out of the box" sein, wie z. B. eine App im Shopify App Store.

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ERP-Integrationen sind aufgrund der großen Anzahl an Konfigurationen eher individuell. Ein PIM kann einen Feed aus dem ERP-System nutzen, um die grundlegenden Produktinhalte aufzufüllen. ‍

Der Unterschied zwischen einem ERP und einem OMS

Theoretisch kann ein ERP so konfiguriert werden, dass es OMS-ähnliche Funktionen wie das Speichern, Weiterleiten und Berichten von Bestellungen übernimmt. Aber ein OMS ist eine spezifischere Software, die speziell für die Auftragsverwaltung entwickelt wurde. ‍

ERPs sind allgemeine Backoffice-Lösungen, die für Personalwesen, Buchhaltung, Lieferkette, Produktion, Großhandel usw. zuständig sind. Ein OMS kann ein ERP ergänzen und die Anforderungen des E-Commerce und des Einzelhandels besser erfüllen als ein allgemeines System, während es gleichzeitig logistische und buchhalterische Informationen an das ERP weiterleitet.

Der Unterschied zwischen einem PIM und einem OMS

Ein PIM speichert Produktinformationen, ähnlich wie eine Datenbank für deinen Katalog. Ein OMS speichert Bestellinformationen, d.h. eine Liste mit den Kunden, die welche Produkte bestellt haben. Normalerweise werden die Produkte anhand ihrer SKUs zwischen den Systemen abgeglichen.

Die Wahl der richtigen Architektur

Die Kombination aus einer ERP-, PIM-, OMS-, WMS- und E-Commerce-Plattform bildet deine Architektur oder deinen "Tech Stack". Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass du alle diese Systeme im Einsatz hast. Ein ERP-System vereint oft mehrere Funktionen, aber da es in der Regel nicht speziell auf den E-Commerce ausgerichtet ist, eignet es sich nicht immer für bestimmte Aufgaben, für die ein PIM oder OMS besser geeignet wäre.

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Ein guter allgemeiner Ansatz für diese wichtigen Entscheidungen ist eine "gewichtete Scorecard":

1. Schreibe deine "Wunschliste" mit allen Funktionen auf
2. Gib jeder Funktion eine gewichtete Punktzahl (1-5 ist ausreichend)
3. Vergleiche, wie die einzelnen Plattformen "abschneiden"

Beachte, dass du bei Punkt 3 darauf achten solltest, dass du eine Demo der Plattform bekommst. Die Verkaufsteams vieler Plattformen werden dir sagen: "Natürlich kann sie das, was du brauchst", aber sie verstehen nicht immer genau, was du verlangst, oder haben sogar keine Ahnung, was die Funktion in Wirklichkeit ist.

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Manche Lösungen bieten auch mehr als eine dieser Funktionen (Das Tool Brightpearl ist ein OMS als auch ein WMS System). Je nachdem, wofür du dich entscheidest (viele spezialisierte Systeme oder eines, das alles kann), gibt es Kompromisse bei den Kosten, dem Komfort und den Spezialfunktionen, die du abwägen musst.

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Wenn du dein Budget berücksichtigst, ist es am besten, die Gesamtbetriebskosten (TCO) über einen Zeitraum von 5 Jahren zu vergleichen. Bei dieser Art von Entscheidung hilft dir ein E-Commerce-Berater, der dich mit Best Practices und Beispielen aus der Praxis beraten kann. Außerdem haben wir viel Erfahrung mit der Integration von Drittanbieterlösungen in E-Commerce-System wie z.B. Shopify. Wenn du also mit der Integration beginnen möchtest - oder einfach nur Ratschläge für die Auswahl brauchst - melde dich bei uns.